В нашем обществе профессия бухгалтера традиционно считается женской. Как правило, женский коллектив занимается и ведением складского учета, и вообще документооборотом предприятия или фирмы.
Работу современной бухгалтерии или склада даже небольшой по размеру компании невозможно представить без автоматизации. «1С», «Парус» и прочие компьютерные программы автоматизации учёта значительно облегчают и ускоряют труд персонала, в этом плане преимущество автоматизированного документооборота бесспорно. Но и в использовании электронных систем складского и бухгалтерского учёта есть свои подводные камни.
Так, при отсутствии квалифицированного специалиста небольшой сбой компьютера, сети или ключа электронной защиты программы документооборота может надолго парализовать работу целого отдела. Без надлежащим образом настроенной антивирусной защиты, а также при отсутствии системы резервного архивирования данных по расписанию, фирма может потерять данные за недели, месяцы и даже годы!
Для того, чтобы электронный документооборот предприятия или фирмы работал надежно, необходимо разграничить права доступа сотрудников к данным, обеспечить регулярное архивирование и проверку баз данных, следить за состоянием сети и рабочих компьютеров. Кроме того, важно настроить антивирусную защиту сети, ведь в случае ее заражения компьютерным вирусом, фирма может потерять всю накопленную за долгие годы информацию, обслуживание локальной сети.
Большинство программ учета работает под операционной системой Windows, крайне уязвимой для вирусных атак. А пользовательский уровень сотрудниц, проводящих поступление товаров, начисление и выплату зарплат, расчет с поставщиками, зачастую ограничивается знанием программы учёта и, возможно, некоторых офисных приложений. Впрочем, от них и не требуется понимание принципов работы сети и устройства ПК.
Настройкой и профилактикой рабочих компьютеров и сети, установкой и обновлением программных систем, разграничением доступа и обеспечением антивирусной защиты должен заниматься специально обученный человек – системный администратор.
Одним из вариантов защиты корпоративной сети от вирусов может служить мощная антивирусная система Лаборатории Касперского, позволяющая управлять всеми компьютерами сети через единый центр управления, задавая в нем параметры обновления, сканирования, настройки угроз и исключений, контроля приложений. Администратору даже не нужно обходить компьютеры сотрудников, все функции выполняются удаленно.
Некоторые фирмы пытаются сэкономить, нанимая в штат одного человека и для сопровождения программы учёта и для технической поддержки парка компьютеров и оргтехники (подключение к локальной сети, установка программ, замена картриджей и т.д.). В действительности, полноценно совмещать два этих направления может далеко не каждый специалист.
Поэтому, если бюджет поджимает, практичнее рассмотреть вариант заключения договора на абонентское обслуживание оргтехники и компьютеров. Специалист будет приезжать в офис несколько раз в месяц, производить плановый осмотр компьютеров, принтеров и другой оргтехники, устранять неполадки. В договоре можно учесть и возможность внепланового вызова специалиста по заявке.